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企業為何需要電子文檔安全管理系統? 加密軟件 > 公司新聞

企業為何需要電子文檔安全管理系統?

      眾所周知,隨著辦公電腦的普及,越來越多的企業把電腦作為辦公的必備工具之一,而通過電腦來制作日常工作用的各種文檔,變得越來越常態化了,所以如何管理好電腦里的電子文檔,越來越變得重要了。電子文檔的廣泛使用給企業帶來許多安全和管理隱患,對企業的技術管理也提出了新的挑戰。

      

1. 文檔散亂存放,管理難度大

      電子文檔在終端存放,分散零亂,對企業信息資產安全存在較大隱患,數據維護難度大,備份工作量大,安全性低。

2. 文檔查找速度慢,效率低

       共享盤內文件數量多,搜索文檔時只能通過Windows的檢索功能進行搜索,搜索用時特別長,如果忘記了文件名稱,那查找文件就如同大海撈針了。

據相關調查,企業每個員工每天浪費30分鐘在查找、重復起草文檔、資料整理等工作上,那么,每人每年就會浪費7920分鐘。每個人就浪費這么多,可想而知,我們由幾十、幾百人組成的企業又會浪費多少呢?我們浪費的又豈止是幾十上百的小時,更是幾十上百萬元的支出!

      重要文檔、標準化資料的查找、瀏覽極不方便,在大量文檔中查找費時費力,且無法進行全文檢索,喪失了文檔的再利用的價值。

      

3. 文檔權限無法細化,安全無保障

      雖然共享盤對權限可以進行一定的控制,但是無法進行人員權限的細粒度劃分,對文檔的修改、刪除、下載等操作無法控制,若有人惡意修改、刪除重要文檔,文檔安全就受到威脅。

調查發現,78%的資料外泄來源于企業內部。員工離職后將公司商業機密文件拷貝帶走,再高價賣出給競爭對手,嚴重情況可能會給企業造成高達上千萬元的直接損失,間接損失更是不可計量。

      沒有良好的安全機制,無法保護企業的機密數據。在實現內部局域網共享以后,數據的安全顯得尤為重要。沒有完善的用戶管理、權限管理,來滿足各部門對數據共享及安全的雙重要求。

4. 企業資料私有化,共享程度低

      電子文檔的共享化程度低,沒有內部分享交流平臺,大多數電子文檔成了員工的“私產”,缺少了電子文檔在企業內部的流轉,同時缺乏高效的文檔協作辦公,導致員工之間無法有效對文檔進行共享。

5. 文檔版本更新難管理,舊版本無法追溯

      由于工作文檔經常會被不斷的修改,文檔版本繁多,難以整合和統一管理,使用新版本覆蓋老版本,一旦再需要恢復老版本時,已經很難找回,造成知識流失和損失。同時,還非常容易造成版本多樣的情況,同一文檔經多人修改上傳,無法確定哪個是最終版本,若重要文件版本的錯用會帶來無法估量的損失。如:簽合同時誤用了已作廢的合同原本。在進行生產時,將原始的生產設計稿件當做最新設計稿件等,這些情況往往導致企業利潤不升反降,使企業蒙受巨大的經濟損失。

       如果你想進一步的了解相關電子文檔安全管理系統方面的資訊或解決方案,可以訪問我們公司的官網:http://www.282598.live。或者撥打我們的咨詢熱線電話: 400-873-1393。


發布人: 發布時間:2019年11月14日 此新聞已被瀏覽 79 點擊關閉窗口
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